Protection des renseignements personnels

Déclaration générale de protection des renseignements personnels
Le Forum des politiques publiques (FPP) s'applique à protéger tous les renseignements personnels qu'il détient et en assume la pleine responsabilité. La présente Déclaration de protection des renseignements personnels a pour objet de démontrer l'engagement du FPP à adopter des politiques et des pratiques ouvertes et transparentes de protection des renseignements personnels afin d'expliquer à nos membres et au public les façons dont les renseignements personnels qu'ils choisissent de partager avec nous pourraient être collectés, utilisés ou divulgués.

Type d'information collecté
Le FPP recueille les coordonnées personnelles et professionnelles seulement dans le contexte de l'élaboration et de la planification d'événements ou de projets de recherche. Le FPP conserve les coordonnées et les renseignements relatifs à la participation pour s'en servir dans le contexte des inscriptions et de la planification de réunions, d'initiatives de commercialisation et pour d'éventuelles recherches.

Le FPP spécifiera la raison pour laquelle l'information personnelle et commerciale est collectée au moment où elle est collectée, ou à l'avance. Nous faisons notre possible pour limiter l'information recueillie. En général, nous conservons un dossier du contact du particulier avec le FPP, y compris la correspondance, les dossiers d'entrevue et le suivi transactionnel (c'est?à?dire les événements auxquels le particulier a participé, les publications qu'il a commandées et les droits d'adhésion qu'il a payés). En ce qui concerne l'inscription des membres ou la planification et l'élaboration des événements du FPP, nous amassons seulement les coordonnées professionnelles élémentaires (nom, titre, adresse commerciale, adresse électronique commerciale, numéros de téléphone et de télécopieur). Si un particulier paye (a) une cotisation de membre, (b) des droits d'inscription à un événement ou (c) pour obtenir des publications du FPP, il arrive que nous relevions de l'information financière et de facturation comme un numéro de carte de crédit.

Consentement
Le FPP demandera le consentement des intéressés pour l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels et commerciaux que nous obtenons au moment de la collecte. Si nous désirons utiliser ultérieurement de l'information collectée initialement à des fins différentes, nous demanderons à nouveau le consentement de l'intéressé avant d'aller de l'avant. Les particuliers peuvent retirer leur consentement en tout temps en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels, qui traitera alors la demande et informera le particulier des implications du retrait de son consentement.

Utilisation de l'information
Les renseignements personnels fournis au FPP sont utilisés seulement pour offrir des produits ou des services, traiter les inscriptions des membres, remplir les inscriptions aux événements et tenir les personnes intéressées au courant des nouvelles et des activités du FPP. Nous conservons l'information seulement pour la période nécessaire pour répondre aux besoins commerciaux établis pour l'information en question (par exemple pour le suivi de la correspondance et la vérification).

Dans certains cas très spécifiques, il se peut que nous partagions des renseignements personnels avec des tiers afin de nous aider à offrir des produits et des services. Il arrive par exemple que nous engagions des consultants indépendants pour faciliter l'exécution de certains projets de recherche. Ces tiers sont tenus de protéger les renseignements personnels conformément aux principes généraux énoncés dans la présente Déclaration de protection des renseignements personnels.

En aucune circonstance, nous ne vendrons, n'échangerons ou ne louerons des renseignements personnels vous concernant, ni ne consentirons de licence les concernant.

Comment nous protégeons les renseignements personnels
Le FPP fait tous les efforts raisonnables, dans les limites de ses moyens financiers, pour veiller à ce que les renseignements personnels collectés soient protégés contre la perte et l'accès non autorisé. Ces mesures de protection s'appliquent aux copies électroniques et sur papier de l'information. Toute l'information électronique est protégée au moyen des techniques courantes de sécurité de l'information, comme les pare-feu et les mots de passe.

L'information financière, comme les numéros de carte de crédit, est conservée dans un endroit sûr et seuls les employés autorisés y ont accès. Ces données financières ne sont pas entreposées sous forme électronique.

Qui contacter pour avoir accès à l'information ou pour la mettre à jour
Si vous désirez demander une copie de vos renseignements personnels se trouvant dans nos dossiers, ou vérifier l'exactitude de vos renseignements personnels en nous avisant d'un changement, veuillez envoyer une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous nous efforcerons de traiter la demande dans les meilleurs délais.

Modifications de la Déclaration de protection des renseignements personnels
Le FPP se réserve le droit d'apporter des modifications mineures à la présente Déclaration de protection des renseignements personnels afin d'améliorer la protection de la vie privée. Si des modifications importantes devaient être apportées, le FPP afficherait un avis sur son site Web.

Comment nous contacter
Si vous avez des questions ou des commentaires sur les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels du FPP, vous pouvez vous adresser au responsable de la protection des renseignements personnels à :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Forum des politiques publiques
1405-130, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1P 5G4
Tél. : (613) 238-7160
Fax : (613) 238-7990
Courriel : vieprivee@forumpp.ca